Kết thúc một sự uỷ quyền cũng cần được nói ra

Phần lớn uỷ quyền không kết thúc bằng một quyết định mà bằng sự im lặng: việc xong, không ai nói gì, và văn bản nằm đó.

Vấn đề là im lặng không nói cho ai biết là nó đã hết — kể cả những nơi vẫn đang dựa vào nó.

Ba cách một sự uỷ quyền kết thúc

• Hết thời hạn — nếu có ghi mốc.
• Việc đã xong — phạm vi được trao không còn gì để làm.
• Người trao chấm dứt — vì bất kỳ lý do gì.

Ba cách này khác nhau ở chỗ ai là người biết trước, và vì thế khác nhau ở chỗ ai phải đi báo.

Việc xong không tự động khép phạm vi

Đây là chỗ hay bị bỏ qua nhất.

Một văn bản trao quyền được lập cho một việc có thể vẫn còn hiệu lực về hình thức sau khi việc ấy kết thúc — và về nguyên tắc, nó vẫn có thể được dùng.

Vì thế khi việc xong, nên nói với nhau một câu rằng phạm vi đã hết, và nếu có nơi nào đang giữ văn bản thì báo cho họ.

Chấm dứt giữa chừng cần làm rõ hơn

Khi người trao muốn dừng sớm — vì hoàn cảnh đổi, vì đã tự làm được, hoặc vì bất kỳ lý do nào — thì việc chấm dứt phải rõ ràng với ba nhóm.

Người nhận, để họ biết dừng. Những người liên quan trong nhà hoặc trong tổ chức, để không ai tưởng việc vẫn đang có người làm. Và các nơi bên ngoài đang dựa vào văn bản ấy.

Nhóm thứ ba hay bị quên nhất, và nó là nhóm mà việc quên gây hậu quả thật.

Cách chấm dứt cũng có hình thức riêng

Ở phần lớn hệ thống, việc chấm dứt một sự uỷ quyền không chỉ là nói với nhau — nó có cách thức riêng, và nếu không làm đúng thì những việc đã làm dựa trên văn bản cũ vẫn có thể có hiệu lực.

Hình thức ấy khác nhau theo từng nơi, nên phải hỏi chính nơi đã tiếp nhận văn bản hoặc hỏi luật sư.

Trang này không nêu cách thức của bất kỳ nơi nào.

Thu hồi không phải là trách móc

Việc dừng một sự uỷ quyền hay bị đọc thành lời phán về người nhận, nên nhiều người ngại làm và để nó trôi.

Cách nói gọn và trung tính: việc đã xong nên mình khép lại phần này, cảm ơn em đã lo.

Nói sớm và nói rõ giữ được cả quan hệ lẫn sự an toàn của cả hai.

Người nhận cũng nên chủ động khép

Khi phần việc của mình đã xong, người nhận nên nói lại một câu thay vì im lặng.

Điều đó giúp người trao biết mình phải tiếp tục từ đâu, và nó cũng bảo vệ chính người nhận — vì họ không còn đang cầm một quyền mà không ai nhớ đã trao.

Trả lại và thu về

Nếu người nhận đang giữ giấy tờ, chìa khoá, hoặc bất cứ thứ gì thuộc về việc, hãy trả lại cùng lúc với việc khép phạm vi.

Và ghi lại đã trả gì, ngày nào — không phải vì nghi ngờ mà vì sau vài tháng không ai nhớ thứ gì đang ở đâu.

Ghi lại việc kết thúc, như đã ghi việc bắt đầu

Một dòng trong bảng phân công: phạm vi này kết thúc ngày nào, vì lý do gì, đã báo cho những ai.

Dòng ấy trả lời được câu hỏi rất hay xuất hiện sau này: thời điểm đó ai đang có quyền làm gì.

Khi người trao không còn khả năng chấm dứt

Đây là tình huống ít ai nghĩ tới lúc lập nhưng lại là lúc mọi thứ quan trọng nhất.

Ở phần lớn hệ thống, một sự uỷ quyền gắn với ý chí của người trao, nên khi họ không còn khả năng thể hiện ý chí thì tình trạng của văn bản trở thành một câu hỏi riêng — và câu trả lời khác nhau theo từng nơi và từng loại việc.

Đây là câu phải hỏi luật sư, hỏi trước chứ không phải lúc đã xảy ra. Và với người nhận, đó là lúc nên dừng lại và hỏi thay vì tiếp tục dùng văn bản cũ.

Kiểm lại những uỷ quyền cũ mỗi năm

Nhiều gia đình và nhiều tổ chức có những văn bản trao quyền lập từ lâu cho những việc đã xong, và không ai nhớ chúng còn tồn tại.

Mỗi năm một lần, rà lại: còn văn bản nào đang có hiệu lực không, cho ai, phạm vi gì, và có còn cần không.

Việc này mất mười phút và nó loại bỏ một nhóm rủi ro mà hầu như không ai nghĩ tới.

Điều bài này không làm

Không nêu cách thức chấm dứt, hình thức hay quy định của bất kỳ nước nào, và không đưa câu chữ mẫu nào.

Cách chấm dứt cho có hiệu lực phải hỏi nơi đã tiếp nhận văn bản và luật sư; nếu có tranh chấp về những gì đã làm trong thời gian uỷ quyền, hãy hỏi luật sư trước khi làm gì thêm.