Khi một người không làm phần của mình

Đây là tình huống khó nhất trong cả chuyên mục, vì nó không còn là chuyện tổ chức công việc.

Nhưng nó vẫn có một thứ tự xử lý — và đi đúng thứ tự thì phần lớn trường hợp gỡ được mà không làm hỏng quan hệ.

Bước một: kiểm xem họ có biết đó là phần của mình không

Nghe như chuyện hiển nhiên, nhưng đây là nguyên nhân phổ biến nhất.

Phân công ngầm, một câu nói vội, hoặc một hiểu nhầm về ranh giới — cả ba đều dẫn tới việc một người không làm mà không hề biết mình đang không làm.

Hỏi trước khi kết luận, và hỏi trung tính: phần này em vẫn đang giữ chứ.

Bước hai: hỏi họ đang vướng gì

Phần lớn những lần chậm không phải vì không muốn mà vì vướng ở đâu đó: thiếu thông tin, thiếu quyền, hoặc gặp một chỗ khó không biết hỏi ai.

Và người vướng thường không nói ra, vì nói ra thì giống như thừa nhận mình không làm được.

Câu hỏi mở đường: phần này có chỗ nào khó không, hay cần gì từ mọi người.

Bước ba: kiểm xem hoàn cảnh của họ có đổi không

Việc kéo dài nhiều tháng thì hoàn cảnh người ta thay đổi: bận hơn, đi xa, hoặc có chuyện riêng.

Người nhận việc từ lúc rảnh thường ngại nói rằng nay mình không còn theo được — nên phải hỏi thay vì đợi họ nói.

Nếu đúng là vậy thì đây không phải vấn đề thái độ mà là vấn đề phân công, và nó gỡ bằng cách chia lại.

Bước bốn: xem có mốc thời gian nào không

Việc này nên làm song song, không đợi tới cuối.

Nếu phần bị chậm có mốc, thì việc giữ mốc phải được xử lý ngay bất kể chuyện giữa người với người sẽ đi tới đâu — và có khi người khác phải làm tạm phần ấy.

Chậm thì gỡ được; mốc đã trôi thì không.

Bước năm: chia lại, không ép

Nếu sau bốn bước trên vẫn không đi tiếp được, thì phần việc ấy nên chuyển sang người khác.

Nói theo hướng sắp xếp lại chứ không theo hướng phán xét: phần này để anh chị lo nhé, em đang bận quá.

Ép người ta làm việc họ không làm được chỉ kéo dài tình trạng hiện tại, và nó làm hỏng cả quan hệ lẫn công việc.

Khi phần việc ấy chỉ họ mới làm được

Đây là tình huống thật sự khó: cần chữ ký của họ, cần tư cách của họ, hoặc cần chính họ có mặt.

Lúc này không chia lại được, và mọi thứ phụ thuộc vào việc nói chuyện với họ.

Nếu việc có hệ quả đáng kể và họ vẫn không thực hiện, thì đó không còn là chuyện phân công — hãy hỏi luật sư về các lựa chọn thay vì gây sức ép.

Phân biệt chậm một lần với không còn theo nữa

Ai cũng có lúc chậm, và một lần chậm không nói lên điều gì.

Thứ đáng chú ý là kiểu hình: nhiều lần liên tiếp không có tiến triển, hoặc người ấy thôi xuất hiện ở các buổi báo lại.

Dấu hiệu thứ hai đáng tin hơn dấu hiệu thứ nhất — người còn theo việc thì vẫn nói, kể cả khi phần của họ chưa xong.

Đừng để cả nhóm dừng theo

Trong lúc gỡ, những phần không phụ thuộc vẫn nên chạy tiếp.

Dừng cả nhóm không làm người kia nhanh hơn, và nó chuyển một vấn đề của một phần thành vấn đề của cả việc.

Nói riêng trước, nói chung sau

Nêu chuyện này trong một buổi báo lại chung dễ biến thành một cuộc phân định trước mặt mọi người.

Nói riêng trước cho người ấy cơ hội giải thích và cơ hội tự đề nghị chuyển phần — phần lớn người ta chọn cách đó khi được hỏi riêng.

Ghi lại, nhưng ghi việc chứ không ghi người

Ghi rằng phần này hiện chưa xong, đang chờ gì, và đã chuyển cho ai — không ghi nhận xét về ai.

Ghi chép giúp việc không rơi; ghi nhận xét thì chỉ tạo ra thứ mà sau này có người đọc lại vào lúc không nên đọc.

Điều bài này không làm

Không nêu quy định của bất kỳ nước nào về trách nhiệm khi một bên không thực hiện phần của mình, và không đưa ra lời khuyên về quan hệ giữa những người liên quan.

Khi phần việc ấy chỉ một người thực hiện được và họ không thực hiện, trong khi việc có hệ quả đáng kể, hãy hỏi luật sư về các lựa chọn.