Ba chỗ trống thường gặp khi nhiều người cùng làm

Chỗ trống không nằm trong các phần việc mà nằm ở giữa chúng.

Và vì nằm ở giữa nên không ai thấy nó thuộc về mình — mỗi người nhìn vào và thấy nó ở ngoài phần của họ.

Chỗ trống thứ nhất: việc nối hai phần lại

Người này làm xong phần mình và chuyển sang người kia. Nhưng việc chuyển ấy — báo cho nhau, đưa đủ thông tin, xác nhận đã nhận — không thuộc phần ai cả.

Kết quả quen thuộc: phần một xong từ hai tuần trước, phần hai chưa bắt đầu, và không ai biết vì cả hai đều đang chờ.

Cách bịt: mỗi ranh giới giữa hai phần phải có tên một người chịu trách nhiệm về chính cái ranh giới ấy — thường là người giữ việc.

Chỗ trống thứ hai: việc không ai coi là việc

Theo dõi tiến độ, nhắc người khác, ghép các mẩu thông tin, trả lời một nơi bên ngoài gọi tới.

Những thứ này không xuất hiện trong bất kỳ bản phân công nào vì chúng không giống "một việc" — nhưng thiếu chúng thì cả nhóm chạy chậm dần.

Đây chính là bốn việc của người giữ việc, và chúng cần được gọi tên như một phần việc thật.

Chỗ trống thứ ba: việc hai người cùng nghĩ mình làm

Nghe ngược với hai chỗ trên nhưng hậu quả giống nhau.

Hai người cùng liên hệ một nơi, cùng gửi hai câu hỏi hơi khác nhau, và nhận về hai câu trả lời không khớp.

Từ lúc đó không ai biết thông tin nào đúng, và cả nhóm mất thời gian gỡ một chuyện do chính mình tạo ra. Bài riêng trong chuyên mục này bàn về tình huống này.

Vì sao ba chỗ này khó thấy

Vì mỗi người chỉ nhìn được phần của mình, và phần của mình thì vẫn đang chạy tốt.

Chỉ người nhìn toàn bộ mới thấy được khoảng giữa — và nếu không ai nhìn toàn bộ thì không ai thấy.

Đây là lý do một việc chia cho nhiều người vẫn cần đúng một người giữ.

Dấu hiệu sớm của cả ba

• Hỏi tiến độ mà mỗi người trả lời về phần mình, không ai trả lời được tổng thể.
• Một phần đã xong khá lâu mà phần sau chưa nhúc nhích.
• Một nơi bên ngoài nhắc lại một câu hỏi họ đã hỏi rồi.
• Hai người nói hai con số hoặc hai ngày khác nhau về cùng một chuyện.

Bất kỳ dấu hiệu nào cũng đủ để dừng lại và xem lại phần đường nối.

Chỗ trống hay xuất hiện ở đầu và cuối, không ở giữa

Phần giữa của một việc thường được chăm sóc tốt vì ai cũng đang bận rộn trong đó.

Chỗ hay rơi là lúc bắt đầu — khi chưa ai chắc việc đã khởi động chưa — và lúc gần xong, khi mọi người đã coi như hoàn tất trong khi còn một hai bước cuối.

Vì thế hai thời điểm đáng kiểm nhất là ngay sau khi chia việc và ngay khi có cảm giác sắp xong.

Cách bịt thứ nhất: gọi tên người giữ từng đường nối

Khi chia việc, ngoài việc nói ai làm phần nào, nói thêm: giữa hai phần này thì ai lo việc chuyển tiếp.

Thường câu trả lời là người giữ việc, nhưng nói ra thành lời vẫn quan trọng — vì nếu không, mặc định là không ai.

Cách bịt thứ hai: một nhịp báo lại chung

Mỗi người nói một câu về phần mình, cùng một lúc, theo một nhịp cố định.

Chính lúc nghe cùng nhau là lúc các khoảng trống lộ ra: ai đó nói xong từ tuần trước, và người phía sau mới biết.

Bài riêng trong chuyên mục này nói về nhịp báo lại.

Cách bịt thứ ba: một danh sách chung, ai cũng nhìn được

Ai làm phần nào, đang ở đâu, chờ gì, và có gì đang dở dang.

Một trang giấy hoặc một bảng đơn giản là đủ — cái quan trọng không phải công cụ mà là mọi người cùng nhìn vào một chỗ.

Khi mỗi người giữ bức tranh riêng trong đầu, các bức tranh ấy lệch nhau mà không ai biết.

Khi phát hiện một chỗ trống đã tồn tại lâu

Đừng dành thời gian truy xem lẽ ra ai phải làm.

Việc cần làm theo thứ tự: xem có mốc thời gian nào bị ảnh hưởng không, làm phần bị bỏ sót, rồi mới bàn cách chia lại cho lần sau.

Truy trách nhiệm ở thời điểm này không gỡ được gì và thường làm người ta khép lại đúng lúc cần họ nói ra.

Điều bài này không làm

Không nêu quy định của bất kỳ nước nào về trách nhiệm khi nhiều người cùng thực hiện một việc.

Nếu một chỗ trống đã làm trôi một mốc thời gian, hãy hỏi cơ quan có thẩm quyền ngay về hệ quả, và hỏi luật sư nếu việc có hệ quả đáng kể.