Có ba cách chia thường dùng: theo chặng, theo nơi chốn, theo người liên quan.
Mỗi cách tạo ra một kiểu đường nối khác nhau — và chọn đúng cách thì số chỗ có thể rơi ít đi hẳn.
Chia theo chặng
Người này lo phần đầu, người kia lo phần sau.
Ưu điểm: ranh giới rõ, mỗi người làm trọn một mạch mà không cần hỏi nhau liên tục.
Nhược điểm: toàn bộ rủi ro dồn vào đúng một chỗ — thời điểm chuyển tiếp. Nếu chỗ ấy không có người giữ thì phần sau có thể nằm im rất lâu mà không ai biết.
Chia theo nơi chốn
Ai ở đâu thì lo phần việc ở đó — cách tự nhiên nhất với những gia đình hoặc tổ chức trải trên nhiều nơi.
Ưu điểm: không ai phải đi xa, và mỗi người quen với nơi mình liên hệ.
Nhược điểm: các phần chạy song song nên thông tin dễ lệch, và rất dễ rơi vào tình huống hai người cùng liên hệ một nơi vì tưởng nơi đó thuộc phần mình.
Chia theo người liên quan
Mỗi người lo phần việc gắn với chính mình hoặc với người mà mình gần nhất.
Ưu điểm: người làm có đủ thông tin và có quyền cần thiết cho phần của họ.
Nhược điểm: các phần thường không đều nhau, và người có phần nhẹ dễ nghĩ mình đã xong trong khi cả việc còn xa.
Cách chọn: đếm số lần hai người phải nói chuyện
Đây là phép thử gọn nhất.
Cách chia nào khiến hai người phải trao đổi liên tục để làm phần của mình là cách chia cắt ngang một mạch tự nhiên — và mỗi lần trao đổi là một chỗ thông tin có thể lệch.
Cách chia tốt là cách mà sau khi nói một lần lúc đầu, mỗi người làm được phần mình mà hầu như không cần hỏi lại.
Có thể kết hợp, nhưng đừng chồng lên nhau
Chia theo chặng rồi trong một chặng lại chia theo nơi chốn là hợp lý.
Chia theo cả hai cùng lúc — người này lo chặng đầu, người kia lo nơi kia — thì hai cách cắt chồng lên nhau và sinh ra những mảnh mà không ai chắc thuộc về ai.
Nguyên tắc: một tầng chia một kiểu.
Ranh giới nên cắt ở chỗ có một kết quả rõ ràng
Một ranh giới tốt nằm ở chỗ phần trước kết thúc bằng một thứ cụ thể mà phần sau nhận được: một câu trả lời, một giấy tờ, một xác nhận.
Khi phần trước kết thúc bằng một trạng thái mơ hồ — "xong cơ bản rồi" — thì người phía sau không biết mình đã tới lượt chưa, và cả hai cùng chờ.
Vì thế khi chia, hãy nói luôn: phần này kết thúc khi có được cái gì. Câu ấy biến ranh giới từ một cảm giác thành một mốc kiểm được.
Mỗi ranh giới phải có tên một người
Sau khi chia, đi qua từng ranh giới và hỏi: chỗ này ai lo.
Câu trả lời thường là người giữ việc — nhưng nói ra vẫn quan trọng, vì nếu không thì mặc định là không ai, và đó chính là chỗ trống thứ nhất của chuyên mục này.
Viết cách chia ra một chỗ mọi người cùng thấy
Không cần dài: ai làm phần nào, ranh giới ở đâu, và ai lo phần chuyển tiếp.
Cái được giải quyết ở đây không phải trí nhớ mà là sự khớp nhau — mỗi người tự nhớ thì các bản nhớ ấy lệch dần, và không ai biết là chúng đang lệch.
Đừng chia phần mà người nhận không có đủ thông tin
Một phần việc có thể làm được về mặt thao tác nhưng lại đòi biết bối cảnh mà người nhận không có.
Khi đó họ sẽ phải hỏi liên tục, hoặc tệ hơn là tự phán đoán — và cả hai đều tạo ra đúng loại đường nối mà cách chia này lẽ ra phải tránh.
Trước khi giao, hỏi một câu: để làm phần này, người ấy cần biết những gì, và họ đã biết chưa.
Chia lại khi việc chuyển giai đoạn
Cách chia đúng ở giai đoạn đầu thường không còn đúng khi việc sang giai đoạn sau — vì các phần việc đã khác.
Xem lại không có nghĩa là ai làm không tốt; nó chỉ có nghĩa là bài toán đã đổi.
Và gộp lại về một người cũng là một cách chia hợp lệ, thường hợp lý ở giai đoạn cuối khi việc còn ít mà đường nối lại nhiều.
Đừng chia phần mà một người không thể làm
Nếu một phần đòi chữ ký, tư cách, hoặc quyền mà người được giao không có, thì đó không phải một phần việc — đó là một chỗ tắc được đặt tên.
Hỏi trước xem ai bắt buộc phải là người thực hiện từng phần, rồi mới chia theo câu trả lời ấy.
Điều bài này không làm
Không nêu quy định của bất kỳ nước nào về việc ai được thực hiện phần nào, và không nói việc của bạn nên chia theo cách nào.
Câu "ai bắt buộc phải là người thực hiện" hỏi cơ quan có thẩm quyền; khi phần việc kèm trách nhiệm pháp lý, hỏi luật sư.
Có mấy cách chia việc thường dùng?
Ba: theo chặng, theo nơi chốn, theo người liên quan — mỗi cách tạo ra một kiểu đường nối khác nhau.
Phép thử chọn cách chia là gì?
Đếm số lần hai người phải nói chuyện với nhau để làm phần của mình — càng ít càng tốt.
Có thể kết hợp nhiều cách chia không?
Theo tầng thì được, nhưng đừng chồng hai cách cắt lên nhau — nguyên tắc là một tầng chia một kiểu.
Sau khi chia còn phải làm gì?
Đi qua từng ranh giới và gọi tên người lo phần chuyển tiếp — nếu không thì mặc định là không ai.
