Vì sao phân công cho một nhóm luôn hỏng ở cùng một chỗ

Càng nhiều người cùng có thể làm một việc, khả năng một người thật sự làm nó càng thấp.

Đây là một kiểu hỏng có quy luật, không phải chuyện ai lười — và biết quy luật thì phòng được bằng một câu.

Cơ chế: ai cũng tưởng người kia đã làm

Khi việc được nêu trước nhiều người mà không gọi tên ai, mỗi người đều nghe thấy nó và đều giả định ít nhất một người khác sẽ xử lý.

Không ai cố tình né. Mỗi người chỉ đang cân nhắc một việc họ chưa chắc là của mình, trong khi có mười việc chắc chắn là của mình đang chờ.

Kết quả là việc nằm im, và nó nằm im một cách êm ả tới mức không ai thấy bất thường.

Nhóm càng lớn thì càng dễ hỏng

Với hai người, mỗi người còn cảm thấy một nửa trách nhiệm.

Với sáu người, phần trách nhiệm mỗi người cảm thấy nhỏ tới mức không đủ để đẩy ai hành động — và cũng không ai thấy áy náy khi việc trôi.

Vì thế "để cả nhóm cùng lo cho chắc" thường là cách làm cho việc kém chắc hơn.

Bốn dấu hiệu việc của bạn đang ở tình trạng này

• Khi hỏi tới đâu rồi thì không ai trả lời được ngay.
• Mỗi người biết một mẩu và không ai biết bức tranh.
• Cùng một nơi bị hai người liên hệ, hoặc không ai liên hệ.
• Câu nói thường gặp là "tưởng anh/chị làm rồi".

Bất kỳ dấu hiệu nào cũng đủ để dừng lại và đặt một cái tên.

Cùng làm và cùng chịu trách nhiệm là hai chuyện

Nhiều người có thể cùng làm một việc — chia phần, giúp nhau, bàn bạc.

Nhưng nếu không có một người mà khi việc đứng lại thì người ấy biết đầu tiên, thì việc không có ai theo.

Đặt một cái tên không lấy đi phần đóng góp của ai; nó chỉ trả lời câu "ai là người tôi hỏi khi muốn biết việc tới đâu".

Chỗ trống hay nằm ở giữa hai phần việc

Khi chia việc, người ta chia những phần rõ ràng và để lại một khoảng giữa mà không ai nghĩ tới: việc nối hai phần lại, việc theo dõi, việc nhắc.

Đó chính là phần mà người giữ việc làm — và cũng là phần biến mất đầu tiên khi không ai giữ việc.

Một nhóm vẫn cần một cái tên, kể cả nhóm rất nhỏ

Hai người cùng lo một việc là tình huống hay bị coi là đủ rõ ràng.

Thực tế đây là tình huống dễ hỏng nhất, vì mỗi người đều tin người kia đang nắm — và cả hai đều có lý do để tin như vậy.

Với hai người, chỉ cần nói thành lời một câu: việc này em giữ, anh chị làm phần kia.

Đặt tên không phải là đổ việc lên một người

Nhiều gia đình và nhiều nhóm ngại gọi tên vì sợ nghe như đang đẩy trách nhiệm.

Nhưng thứ được giao ở đây không phải toàn bộ công việc — chỉ là vai theo dõi và làm đầu mối.

Nói rõ điều đó khi giao thì gần như ai cũng nhận, vì vai ấy nhẹ hơn nhiều so với hình dung ban đầu.

Khi thật sự không ai nhận

Đó là một thông tin đáng chú ý chứ không phải một bế tắc.

Nó thường có nghĩa là việc quá lớn, quá mơ hồ, hoặc người ta chưa biết nó đòi những gì — và cả ba đều gỡ được bằng cách chia nhỏ hoặc hỏi cho rõ trước.

Một việc được mô tả rõ và có phạm vi xác định thì dễ tìm người nhận hơn nhiều.

Một người giữ không loại trừ việc nhiều người cùng biết

Lo ngại thường gặp khi đặt một cái tên là những người khác sẽ thôi quan tâm.

Trên thực tế thì ngược lại: khi có một chỗ để hỏi, người ta hỏi nhiều hơn và biết nhiều hơn — vì trước đó họ không biết hỏi ai nên thôi không hỏi.

Cách giữ cho mọi người cùng nắm rất đơn giản: người giữ việc báo lại theo một nhịp đã thoả thuận, kể cả khi không có gì mới. Câu "tuần này chưa có gì" cũng là một thông tin.

Câu hỏi phòng được kiểu hỏng này

Mỗi lần một việc được nêu ra trong một cuộc nói chuyện, hỏi thêm một câu trước khi chuyển sang chuyện khác: việc này ai giữ?

Câu ấy mất ba giây và nó là biện pháp rẻ nhất trong cả trang này.

Điều bài này không làm

Không nêu quy định của bất kỳ nước nào về trách nhiệm tập thể hay nghĩa vụ của người được giao việc, và không nói nhóm của bạn nên chia việc thế nào.

Khi việc liên quan tới trách nhiệm pháp lý của những người đứng ra, hãy hỏi luật sư; phần thủ tục thì hỏi cơ quan có thẩm quyền.