Có những điểm trong một việc mà đổi người rất tốn, và có những điểm gần như không tốn gì.
Nếu còn thương lượng được thời điểm thì nên thương lượng — đây là thứ hiếm khi được nghĩ tới và lại đổi được khá nhiều.
Thời điểm tốt nhất: ngay sau khi một chặng kết thúc
Một chặng vừa xong thì tình trạng rõ ràng, không có gì đang lơ lửng, và người mới bắt đầu từ một điểm sạch.
Ở những việc nhiều chặng, chờ thêm một hai tuần để một chặng khép lại thường đáng hơn nhiều so với đổi ngay giữa chừng.
Thời điểm tệ nhất: khi đang chờ một kết quả
Lúc này người mới nhận một việc mà bản thân họ không làm gì được ngoài chờ — và khi kết quả về, họ lại không có bối cảnh để hiểu nó.
Nếu buộc phải đổi vào lúc này, phần quan trọng nhất cần chuyển không phải hồ sơ mà là đang chờ cái gì, từ đâu, vì lý do gì.
Thời điểm nguy hiểm: ngay trước một mốc thời gian
Đây là chỗ mà một cuộc đổi người bình thường có thể gây thiệt hại thật.
Người mới chưa nắm việc, còn mốc thì không chờ ai — và trong vài ngày chuyển giao, mốc có thể trôi qua mà không ai để ý.
Nếu có mốc gần, hãy làm ngược lại: người cũ giữ tới qua mốc nếu còn làm được, rồi mới chuyển.
Bốn câu hỏi trước khi chốt thời điểm
- Có mốc thời gian nào trong vài tuần tới không?
- Đang chờ kết quả gì, dự kiến khi nào về?
- Có chặng nào sắp khép lại không?
- Có bước nào bắt buộc phải do người cũ thực hiện không?
Câu cuối hay bị bỏ và có thể quyết định tất cả — nếu còn một bước chỉ người cũ làm được, thì thời điểm đổi phải nằm sau bước ấy.
Thương lượng nghĩa là hỏi, không phải giữ người lại
Người sắp dừng có lý do của họ, và việc thương lượng không phải là thuyết phục họ ở lại.
Câu nên hỏi: anh chị còn theo được tới khoảng nào, và trong khoảng đó thì làm được những gì.
Thường câu trả lời rộng hơn bạn nghĩ — nhiều người không theo tiếp được nhưng vẫn làm nốt được một hai bước cụ thể.
Khi không thương lượng được
Có những lúc người ta phải dừng ngay và không có lựa chọn nào.
Lúc đó bỏ hẳn phần chọn thời điểm và chuyển sang xử lý theo thứ tự đã biết: mốc thời gian trước, rồi tình trạng việc, rồi mới tới phần còn lại.
Chuyên mục về bàn giao trong trang này có một bài riêng cho tình huống không kịp chuẩn bị.
Đừng để thời điểm trôi trong lúc bàn
Nghịch lý hay gặp: cả nhóm bàn tới bàn lui về việc nên đổi lúc nào, và trong lúc đó không ai giữ việc thật sự.
Cách tránh: chốt một ngày trong cuộc nói chuyện đầu tiên, dù ngày ấy chưa hoàn hảo — có ngày thì mới sắp xếp được, không có ngày thì cả hai cùng nửa giữ nửa không.
Thông báo thời điểm cho những người liên quan
Không chỉ ngày đổi mà cả khoảng chuyển tiếp: từ hôm nay tới ngày đó thì ai làm gì.
Thiếu điều này, bên ngoài và những người liên quan sẽ hỏi cả hai người, và không ai chắc mình nên trả lời.
Thời điểm tốt thứ hai: ngay sau khi vừa nhận một kết quả
Khi một kết quả vừa về, bức tranh rõ nhất và ai cũng đang có cùng thông tin.
Đây cũng là lúc dễ chuyển tri thức ngầm nhất, vì người cũ vừa mới làm việc với nơi liên quan và còn nhớ rõ.
Ngược lại, chuyển vào lúc lâu không có gì xảy ra thì người cũ đã quên chi tiết, còn người mới thì không có gì cụ thể để bám vào.
Sau khi chốt ngày thì làm đúng ba bước
Gối đầu, đổi tên, thông báo — đúng như một cuộc bàn giao có chuẩn bị.
Việc người cũ dừng vì hoàn cảnh không làm thay đổi ba bước ấy; nó chỉ làm khoảng gối đầu ngắn hơn.
Điều bài này không làm
Không nêu quy định của bất kỳ nước nào, và không nói việc của bạn nên đổi người vào lúc nào.
Câu "có bước nào bắt buộc do người cũ thực hiện không" hỏi cơ quan có thẩm quyền; nếu có mốc thời gian gần và người cũ không giữ được tới đó, hãy hỏi họ luôn về cách xử lý.
Thời điểm nào tốt nhất để đổi người?
Ngay sau khi một chặng kết thúc — tình trạng rõ ràng, không có gì lơ lửng, người mới bắt đầu từ điểm sạch.
Thời điểm nào nguy hiểm nhất?
Ngay trước một mốc thời gian — người mới chưa nắm việc còn mốc thì không chờ ai.
Thương lượng thời điểm nghĩa là gì?
Không phải giữ người lại mà là hỏi họ còn theo được tới khoảng nào và trong khoảng đó làm được những gì.
Chưa chốt được ngày thì sao?
Chốt một ngày ngay trong cuộc nói chuyện đầu, dù chưa hoàn hảo — không có ngày thì cả hai cùng nửa giữ nửa không.
