Ghi chép ở đây không phải để phòng ai.
Nó để trả lời một câu hỏi rất bình thường sẽ tới vào lúc không ai còn nhớ gì: lúc đó vì sao làm như vậy.
Ghi cái gì: bốn dòng cho mỗi bước
- Ngày.
- Đã làm gì, hoặc đã liên hệ ai.
- Họ nói gì, hoặc kết quả ra sao.
- Dựa trên chỉ dẫn nào, của ai.
Dòng thứ tư là dòng quan trọng nhất và cũng là dòng hay bị bỏ — nó là thứ phân biệt "tôi làm theo yêu cầu" với "tôi tự quyết".
Ghi ngay trong ngày
Ba mươi giây khi vừa làm xong, thay vì mười lăm phút cố nhớ lại sau một tháng — và bản nhớ lại thì luôn thiếu đúng những chi tiết sau này cần.
Nếu không kịp ghi đủ, ghi một dòng cũng hơn không ghi gì: ngày và việc, phần còn lại bổ sung sau.
Ghi cả những gì mình đã hỏi mà chưa có câu trả lời
Đây là phần thường bị bỏ vì nó chưa thành kết quả.
Nhưng chính nó cho thấy bạn đã chủ động và đã chờ — và trong nhiều tình huống, việc chứng minh rằng mình đã hỏi quan trọng ngang việc chứng minh mình đã làm.
Giữ những gì bên ngoài trả lời bằng văn bản
Một văn bản trả lời, kể cả văn bản từ chối, có giá trị hơn nhiều so với một dòng ghi lại lời nói.
Giữ hết, kể cả những thứ trông như thủ tục vặt — chúng chiếm rất ít chỗ và chúng nói thay bạn được.
Ghi lại chỉ dẫn của người nhờ, dù chỉ là tin nhắn
Khi người kia bảo bạn làm gì, giữ lại chính lời của họ nếu có thể.
Không phải để đối chứng mà vì trí nhớ của cả hai đều đổi theo thời gian — và một câu nguyên văn giải quyết được điều mà hai trí nhớ không giải quyết nổi.
Nếu chỉ dẫn được nói bằng miệng, hãy nhắn lại một câu xác nhận: em hiểu là mình làm thế này đúng không.
Ghi cả những gì mình đã từ chối làm
Nếu có lúc bạn dừng lại và không làm một việc vì nó ngoài phạm vi, hãy ghi lại điều đó.
Đây là loại thông tin mà về sau không ai dựng lại được, và nó cho thấy ranh giới đã được giữ.
Ghi riêng, không ghi chung với hồ sơ việc
Ghi chép quá trình là của bạn; hồ sơ việc thuộc về người có quyền.
Giữ riêng thì khi bàn giao hoặc khi trả lại hồ sơ, bạn vẫn còn phần của mình — và đó chính là phần trả lời được câu hỏi sau này.
Nói cho người nhờ biết bạn có ghi
Nói theo hướng tiện lợi chứ không theo hướng phòng thủ: em ghi lại các bước cho dễ theo dõi, anh chị cần xem lúc nào cũng được.
Minh bạch ngay từ đầu làm cho ghi chép trở thành một công cụ chung thay vì một thứ riêng của ai.
Giữ sau khi việc đã xong
Đừng bỏ đi khi vừa hoàn tất — đó là lúc người ta hay dọn dẹp và cũng là lúc chưa ai hỏi gì.
Giữ chừng nào việc còn có thể được hỏi lại; nếu không chắc bao lâu thì hỏi nơi tiếp nhận hoặc luật sư trước khi bỏ.
Ghi theo thứ tự thời gian, không theo chủ đề
Một cuốn ghi theo ngày cho thấy mạch việc và cho thấy khoảng nào không có gì xảy ra.
Ghi theo chủ đề thì tiện lúc tra nhưng làm mất thứ quan trọng nhất: ai làm gì vào lúc nào, và điều gì diễn ra trước điều gì.
Nếu cần tra theo chủ đề, thêm một trang mục lục ở đầu thay vì phá thứ tự thời gian.
Một cuốn sổ hay một tệp đều được
Cái quan trọng không phải hình thức mà là nó ở một chỗ, được ghi đều, và bạn tìm lại được sau nhiều năm.
Một cuốn sổ nhỏ ghi tay hữu ích hơn một hệ thống chỉn chu mà sau ba tháng không ai mở lại.
Điều bài này không làm
Không nêu thời hạn phải lưu giữ hay quy định của bất kỳ nước nào, và không nói ghi chép của bạn có giá trị pháp lý tới đâu.
Câu "giữ bao lâu" hỏi nơi tiếp nhận hoặc luật sư; nếu có ai hỏi lại về một việc cũ theo cách khiến bạn thấy nghiêm trọng, hãy hỏi luật sư trước khi trả lời.
Ghi chép để làm gì?
Để trả lời câu hỏi sẽ tới sau này: lúc đó vì sao làm như vậy — phần không nằm trong hồ sơ và mất khỏi trí nhớ đầu tiên.
Mỗi bước ghi gì?
Ngày; đã làm gì hoặc liên hệ ai; họ nói gì; và dựa trên chỉ dẫn nào, của ai — dòng cuối là dòng quan trọng nhất.
Có nên ghi cả những gì mình không làm không?
Có. Nếu bạn dừng lại vì việc ngoài phạm vi, hãy ghi — đó là loại thông tin sau này không ai dựng lại được.
Có nên nói cho người nhờ biết mình ghi chép không?
Nên, và nói theo hướng tiện lợi chứ không phòng thủ — minh bạch biến ghi chép thành công cụ chung.
