Trên nguyên tắc, vai giữ việc chuyển theo vị trí: ai ngồi vào chỗ đó thì nhận luôn những việc thuộc chỗ đó.
Trên thực tế, nó chuyển theo người — và khoảng cách giữa hai điều đó là nơi việc rơi.
Vì sao nguyên tắc không tự chạy
Vì một vị trí không biết mình đang giữ những việc gì. Chỉ con người biết, và khi họ đi thì hiểu biết ấy đi theo.
Người mới ngồi vào chỗ đó thấy một cái bàn và một danh sách công việc chung chung — không thấy năm việc đang chạy dở với năm nơi bên ngoài.
Vì thế "vai gắn với vị trí" chỉ đúng khi có cái gì đó ghi lại vai ấy gồm những gì.
Thứ cần ghi: một danh sách việc theo vị trí
- Vị trí này đang giữ những việc nào.
- Mỗi việc đang ở chặng nào, chờ gì.
- Liên hệ với ai bên ngoài.
- Có mốc thời gian nào không.
Danh sách này không phải mô tả công việc — mô tả công việc nói loại việc, còn đây nói những việc đang chạy.
Cập nhật theo việc, không theo kỳ
Mỗi khi nhận một việc mới hoặc khép một việc, sửa một dòng.
Chờ tới một dịp rà soát định kỳ thì danh sách luôn lạc hậu vài tháng, và đúng lúc cần nó nhất — khi có người đổi vị trí — thì nó không phản ánh thực tế.
Để danh sách ở nơi tổ chức lấy được
Không phải trong máy cá nhân, không phải trong ngăn bàn khoá.
Nếu người giữ vị trí vắng đột ngột mà tổ chức không mở được danh sách của chính mình, thì danh sách ấy không giải quyết được đúng vấn đề nó sinh ra để giải quyết.
Khi một vị trí trống một thời gian
Việc của vị trí ấy không tự dừng và cũng không tự chuyển sang ai.
Phải có người nhận tạm — và nói rõ là tạm, với một mốc xem lại, đúng như cách đã bàn ở chuyên mục về thay người.
Bỏ trống mà không giao là tình huống mà mọi việc của vị trí ấy cùng lúc không có ai theo.
Khi một việc đi qua nhiều vị trí
Việc dài thường không nằm trọn ở một chỗ: một phần ở vị trí này, một phần ở vị trí kia.
Lúc đó vẫn cần đúng một vị trí giữ toàn bộ việc, còn các vị trí khác làm phần của họ — nếu không thì không ai biết việc đang ở đâu.
Đây chính là nguyên tắc một việc một cái tên, áp cho tổ chức.
Khoảng cách giữa người trên giấy và người thật sự theo việc
Đây là kiểu hỏng riêng của tổ chức: bảng phân công ghi một tên, còn người thật sự liên hệ các nơi và nắm tình hình lại là người khác.
Bên ngoài dần quen với người thật sự làm, trong khi bên trong vẫn hỏi người có tên — và hai luồng thông tin ấy lệch nhau mà không ai để ý.
Cách gỡ không phải sửa thực tế cho khớp giấy tờ, mà thường ngược lại: sửa bảng phân công cho khớp thực tế, rồi báo cho bên ngoài một cái tên duy nhất.
Đừng để phân công chỉ tồn tại trong một cuộc họp
Nói ra trong một cuộc gặp là bước đầu, không phải bước cuối.
Sau vài tháng, ba người nhớ ba phiên bản khác nhau — và không ai biết là các phiên bản đang lệch cho tới khi có người hỏi.
Một dòng ghi lại giải quyết điều mà mười phút nói không giải quyết được.
Người mới nên hỏi gì khi nhận vị trí
Vị trí này đang giữ những việc nào đang chạy; mỗi việc đang chờ gì; có ai bên ngoài đang chờ tôi trả lời không; và có mốc nào sắp tới không.
Bốn câu này nên hỏi ngay tuần đầu, dù có bàn giao hay không — vì ngay cả một cuộc bàn giao tử tế cũng thường bỏ sót phần "đang chờ gì".
Bên ngoài cần được báo khi vị trí đổi người
Tổ chức không đổi, nhưng người liên hệ thì đổi — và bên ngoài chỉ biết người, không biết vị trí.
Một câu báo là đủ, và nên kèm việc hỏi họ có cần gì để ghi nhận đầu mối mới không.
Điều bài này không làm
Không nêu quy định của bất kỳ nước nào về phân công trong tổ chức, và không nói tổ chức của bạn nên tổ chức thế nào.
Khi việc chuyển vị trí kèm theo thẩm quyền ký hoặc văn bản trao quyền, hãy hỏi cơ quan có thẩm quyền về việc ghi nhận người mới và hỏi luật sư về phần trách nhiệm.
Vì sao vai không tự chuyển theo vị trí?
Vì một vị trí không biết mình đang giữ việc gì — chỉ con người biết, và khi họ đi thì hiểu biết ấy đi theo.
Cần ghi lại những gì?
Danh sách việc đang chạy của vị trí: mỗi việc ở chặng nào, chờ gì, liên hệ với ai, có mốc nào — khác với mô tả công việc.
Nên cập nhật danh sách khi nào?
Theo việc, mỗi khi nhận hoặc khép một việc — chờ dịp rà soát định kỳ thì nó luôn lạc hậu đúng lúc cần nhất.
Người mới nhận vị trí nên hỏi gì?
Vị trí đang giữ việc nào, mỗi việc chờ gì, ai bên ngoài đang chờ mình trả lời, và có mốc nào sắp tới.
