Nói với ai, và theo thứ tự nào

Cùng một nội dung, nói riêng trước rồi nói chung sau cho ra kết quả khác hẳn nói chung trước.

Thứ tự ở đây quan trọng hơn người ta tưởng, và nó gần như không tốn thêm thời gian nào.

Bước một: nói riêng với người sẽ giữ việc

Hỏi họ trước khi nêu tên trước mọi người.

Nêu tên ai đó trong một cuộc gặp đông người đặt họ vào thế khó từ chối — và một người nhận việc vì khó từ chối thường không theo được lâu.

Nói riêng cho họ một lối ra thật, và nếu họ nhận thì đó là sự nhận thật.

Bước hai: nói riêng với người có quyền quyết định, nếu là người khác

Người mà kết quả thuộc về họ cần biết ai sẽ theo việc, và cần thấy ổn với điều đó.

Nếu hai người này là một thì bỏ qua bước này; nếu không, đừng để họ nghe lần đầu trong cuộc nói chung.

Bước ba: nói chung trước những người liên quan

Ngắn, một hai câu: từ nay việc này người kia theo, những chuyện lớn thì mọi người cùng quyết.

Nói chung là để mọi người biết hỏi ai — không phải để bàn lại, vì phần bàn đã xong ở hai bước trên.

Nếu vẫn cần bàn thì nên tách ra một cuộc khác, thay vì để nó chiếm chỗ của việc thông báo.

Bước bốn: báo ra ngoài, nếu có bên ngoài liên quan

Sau khi bên trong đã rõ, không phải trước.

Chuyên mục về bàn giao trong trang này nói kỹ về việc báo cho những nơi nào và báo thế nào.

Vì sao nói chung trước lại hỏng

Vì nó gộp ba việc vào một: đề nghị, thoả thuận, và thông báo.

Người được nêu tên phải phản ứng ngay trước mặt mọi người; những người khác thì góp ý vào một chuyện chưa được bàn xong; và cuối cùng không ai chắc đã chốt cái gì.

Tách ba việc ra thì mỗi việc mất vài phút và cả ba đều xong.

Khi nhiều người cùng có phần quyết định

Nói riêng với từng người trước vẫn đúng, nhưng phải đưa cùng một thông tin cho tất cả.

Nếu mỗi người nghe một phiên bản hơi khác, họ sẽ quyết dựa trên những bức tranh khác nhau — và điều đó chỉ lộ ra khi mọi người ngồi lại.

Cách gọn: soạn sẵn hai ba câu, nói y hệt với từng người.

Đừng nhờ người khác chuyển lời

Lời đi qua một người nữa thì mất phần quan trọng nhất: sắc thái và chỗ để hỏi lại.

Và người được nhờ chuyển lời rơi vào vị trí khó, vì họ không trả lời được những câu mà người kia sẽ hỏi.

Với việc phân công, nói trực tiếp là gần như bắt buộc — dù chỉ là vài câu.

Đừng để bước một biến thành thuyết phục

Nói riêng là để người ta có chỗ từ chối thật, không phải để dễ thuyết phục hơn.

Nếu họ ngần ngại, hỏi vì sao thay vì tìm cách gỡ từng lý do — thường lý do ấy là thông tin thật về hoàn cảnh của họ, và nó đáng biết hơn là việc họ nhận lời.

Một người nhận vì bị thuyết phục sẽ thôi theo sau vài tuần, và lúc đó mọi người vẫn tưởng đã có người giữ.

Khi người sẽ giữ việc ở xa

Vẫn giữ nguyên thứ tự, chỉ đổi cách: một cuộc gọi ngắn thay cho một cuộc gặp.

Đừng thay bằng một tin nhắn dài — tin nhắn hợp để ghi lại sau khi đã nói, không hợp để đề nghị.

Bốn bước này gói trong chưa tới nửa tiếng

Nói riêng với người sẽ giữ việc: vài phút. Nói riêng với người có quyền: vài phút. Nói chung: hai câu. Báo ra ngoài: một tin nhắn cho mỗi nơi.

Cái làm người ta ngại không phải thời gian mà là việc phải mở lời bốn lần thay vì một — nhưng bốn lần ngắn luôn dễ hơn một lần dài và căng.

Sau khi nói chung thì ghi lại ngay

Một dòng gửi cho tất cả, cùng lúc: việc gì, ai giữ, từ ngày nào.

Gửi ngay trong ngày, khi mọi người còn nhớ cuộc nói chuyện — để một tuần sau thì dòng ghi ấy sẽ được đọc như một thông tin mới.

Điều bài này không làm

Không nêu quy định của bất kỳ nước nào, và không nói ai trong nhà hoặc trong tổ chức của bạn nên được hỏi trước.

Nếu việc phân công kèm theo việc ai đứng ra trước một cơ quan, hãy hỏi cơ quan có thẩm quyền xem ai được thực hiện trước khi chốt trong nhà.