Không phải lúc nào cũng cần mở cuộc nói chuyện này.
Nhưng có năm lúc mà bỏ qua nó gần như chắc chắn dẫn tới việc không ai theo — và cả năm đều nhận ra được.
Lúc thứ nhất: khi một việc mới xuất hiện
Ngay trong cuộc trò chuyện mà việc được nêu ra, trước khi mọi người chuyển sang chuyện khác.
Chỉ cần một câu thêm vào cuối: việc này ai giữ nhỉ.
Ba giây, và nó là biện pháp rẻ nhất trong cả trang này — vì một việc được nêu ra mà không gọi tên ai thì thường nằm im rất lâu.
Lúc thứ hai: khi việc chuyển sang giai đoạn khác
Giai đoạn mới thường đòi những thứ khác: có mặt ở nơi khác, liên hệ với nơi khác, hoặc cần người có thứ mà người hiện tại không có.
Cách chia đúng ở giai đoạn trước có thể không còn đúng — và không có gì tự báo cho bạn điều đó.
Lúc thứ ba: khi hoàn cảnh của ai đó thay đổi
Chuyển đi, bận hơn, có chuyện riêng, hoặc sức khoẻ không tốt.
Đây là lúc nên hỏi thay vì đợi người ta nói, vì người nhận việc từ lúc rảnh thường ngại nói rằng nay mình không còn theo được.
Câu hỏi nhẹ là đủ: việc kia anh chị còn theo được không, hay để mình sắp xếp lại.
Lúc thứ tư: khi có thêm người liên quan
Một người mới tham gia, hoặc một người trước đây ở ngoài nay có phần trong việc.
Lúc này bức tranh phân công phải được nói lại cho họ, và cũng nên kiểm xem sự tham gia của họ có làm đổi cách chia không.
Bỏ qua thì thường có hai người cùng làm một phần mà không ai biết.
Lúc thứ năm: khi bạn hỏi tiến độ mà không ai trả lời được ngay
Đây là dấu hiệu chứ không phải một sự kiện, và nó đáng tin hơn cả bốn lúc kia.
Nếu không ai nói được việc đang ở chặng nào và chờ gì, thì trên thực tế việc đang không có ai giữ — bất kể bảng phân công ghi gì.
Mở lại cuộc nói chuyện ngay khi thấy dấu hiệu này, đừng chờ tới một dịp nào đó.
Lúc thứ sáu, ít ai nghĩ tới: khi chính bạn sắp bận
Nếu bạn là người đang giữ việc và biết mình sắp có giai đoạn khó theo — đi xa, có việc riêng, hoặc chuyển công việc — thì đó cũng là một lúc nên mở.
Mở trước khi bận thì còn đủ thời gian sắp xếp; mở sau khi đã bận vài tuần thì phải xử lý cả phần đã trôi.
Và nói trước không phải là xin rút — nhiều khi kết quả chỉ là mọi người biết để chia bớt một phần.
Những lúc không cần mở
Việc ngắn vài ngày, việc chỉ một người làm từ đầu tới cuối, hoặc việc mà mọi người vừa nói rõ tuần trước.
Mở quá thường xuyên thì người ta thấy nặng nề và bắt đầu né — và một cuộc nói chuyện bị né thì không còn tác dụng.
Đừng chờ tới khi có vấn đề
Mở khi mọi thứ đang êm thì câu chuyện chỉ là sắp xếp công việc.
Mở khi đã có trục trặc thì nó dễ biến thành một cuộc phân định, và người ta trả lời phòng thủ thay vì trả lời thật.
Khoảng cách giữa hai tình huống ấy thường chỉ là vài tuần.
Gắn nó vào một dịp đã có sẵn
Cuối một cuộc gặp, sau một lần báo lại tiến độ, hoặc khi vừa có kết quả của một chặng.
Gắn vào dịp sẵn có thì nó không thành một việc riêng phải sắp xếp — và đó là lý do phần lớn người ta thật sự làm được.
Với việc dài thì đặt luôn một lịch
Mỗi vài tháng một lần, hoặc mỗi khi qua một chặng.
Có lịch thì không ai phải là người đề nghị mở — và chính việc không ai phải đề nghị mới làm nó diễn ra đều.
Điều bài này không làm
Không nêu quy định của bất kỳ nước nào, và không nói việc của bạn nên rà lại bao lâu một lần.
Nếu khi rà lại bạn phát hiện một mốc thời gian đã trôi hoặc sắp trôi, hãy hỏi cơ quan có thẩm quyền ngay về hệ quả, trước khi bàn tiếp chuyện phân công.
Nên mở cuộc nói chuyện này khi nào?
Khi một việc mới xuất hiện, khi việc chuyển giai đoạn, khi hoàn cảnh ai đó thay đổi, khi có thêm người liên quan, và khi hỏi tiến độ mà không ai trả lời được ngay.
Dấu hiệu nào đáng tin nhất?
Hỏi tiến độ mà không ai trả lời được ngay — lúc đó việc đang không có ai giữ, bất kể bảng phân công ghi gì.
Có nên mở thường xuyên không?
Không. Mở quá thường xuyên thì người ta thấy nặng nề và né — mà một cuộc nói chuyện bị né thì không còn tác dụng.
Làm sao để nó thật sự diễn ra?
Gắn vào một dịp đã có sẵn, và với việc dài thì đặt luôn một lịch để không ai phải là người đề nghị mở.
