Người giữ việc đột nhiên không làm được nữa — ốm, có chuyện gấp, hoặc đơn giản là biến mất khỏi công việc — và không có buổi bàn giao nào.
Việc phải làm không phải tìm cho ra người cũ mà là dựng lại bức tranh từ những gì còn để lại, theo một thứ tự nhất định.
Bước một: tìm những gì có mốc thời gian
Trước mọi thứ khác, tìm xem có mốc nào sắp hết hoặc đã hết.
Giấy hẹn, thư đã nhận, một việc đã nộp đang chờ — tất cả những gì có ngày trên đó đều đáng xem trước tiên.
Đây là loại thiệt hại duy nhất không gỡ lại được, nên nó phải đứng trước phần tìm hiểu.
Bước hai: gọi cho các nơi bên ngoài
Đây là nguồn thông tin tốt nhất và ít người nghĩ tới đầu tiên.
Các nơi đang xử lý việc biết hồ sơ đang ở chặng nào, họ đang chờ gì, và lần liên hệ gần nhất là khi nào — những điều mà bạn không dựng lại được từ giấy tờ trong nhà.
Cách nói gọn: tôi tiếp quản việc này, cho tôi hỏi hiện hồ sơ đang ở đâu và các anh chị đang chờ gì.
Bước ba: đọc ghi chép và thư từ theo thứ tự thời gian
Không đọc theo loại giấy mà đọc theo ngày, từ mới nhất lùi về.
Cách này cho thấy mạch việc nhanh hơn nhiều, và nó làm lộ ra chỗ nào đang dở dang — thường là những gì xuất hiện ở mấy tuần gần nhất mà chưa thấy kết quả.
Bước bốn: hỏi những người liên quan
Mỗi người thường biết một mẩu: một cuộc gọi họ nghe được, một việc họ được nhờ, một điều người cũ từng nói.
Ghép các mẩu ấy lại thường ra được phần lớn bức tranh, nhất là phần dở dang.
Hỏi cụ thể: anh chị có nhớ gần đây việc này đang vướng gì không, hoặc có ai đang chờ mình trả lời không.
Bước năm: liên hệ người cũ nếu còn có thể
Đặt ở bước năm chứ không phải bước một, vì thường không liên hệ được ngay và chờ thì mất thời gian.
Nếu liên hệ được, hỏi đúng ba câu thay vì hỏi chung: việc đang chờ gì, có gì dở dang, và có ai đang chờ mình liên hệ không.
Ba câu này lấy được phần quan trọng nhất trong vài phút, kể cả khi người cũ đang không khoẻ hoặc đang bận.
Nói thẳng với bên ngoài rằng mình vừa tiếp quản
Đừng cố tỏ ra đã nắm hết. Nói rõ rằng bạn vừa nhận việc và đang dựng lại tình hình.
Các nơi bên ngoài gặp chuyện này thường xuyên, và khi biết như vậy họ thường chủ động nói ra những gì bạn chưa hỏi.
Giấu đi thì bạn chỉ nhận được đúng câu trả lời cho câu hỏi mình đặt — mà bạn thì chưa biết phải hỏi gì.
Dựng lại một trang tình trạng ngay trong tuần đầu
Việc đang ở chặng nào, đang chờ gì, những gì dở dang, và các mốc thời gian.
Viết ra ngay cả khi còn nhiều chỗ trống — ghi rõ "chưa rõ" ở những chỗ ấy, vì chính danh sách chỗ trống là danh sách việc phải làm tiếp.
Đừng quyết những chuyện lớn trong giai đoạn này
Người vừa tiếp quản chưa có đủ bức tranh, và một quyết định đưa ra lúc này dễ dựa trên thông tin thiếu.
Việc cần làm là giữ cho mọi thứ không xấu đi: giữ các mốc, trả lời những ai đang chờ, và hoãn những gì hoãn được.
Nếu có chuyện buộc phải quyết mà bạn chưa nắm, đưa nó ra cho người có quyền quyết định — đó chính là vai mà người giữ việc phải làm.
Sau khi ổn thì làm lại phần phân công
Nói rõ ai giữ việc từ nay, báo cho các nơi, và ghi vào bảng phân công.
Và nhân dịp này, trả lời luôn câu hỏi thứ tư của cả trang này: nếu lần sau chính bạn không làm được nữa thì ai thay, và họ cần biết gì.
Một tình huống bàn giao gấp là lúc người ta sẵn sàng nhất để làm việc phòng ngừa ấy.
Điều bài này không làm
Không nêu quy định của bất kỳ nước nào về việc thay người trong một hồ sơ đang xử lý.
Hỏi các nơi đang xử lý việc về tình trạng hồ sơ và về việc ghi nhận đầu mối mới; nếu có mốc thời gian đã trôi qua hoặc có văn bản trao quyền lập nhân danh người cũ, hãy hỏi luật sư ngay.
Không có bàn giao thì bắt đầu từ đâu?
Từ những gì có mốc thời gian — đó là loại thiệt hại duy nhất không gỡ lại được, nên phải xem trước phần tìm hiểu.
Nguồn thông tin tốt nhất là gì?
Các nơi bên ngoài đang xử lý việc — họ biết hồ sơ đang ở chặng nào và đang chờ gì, điều bạn không dựng lại được từ giấy tờ trong nhà.
Có nên giấu việc mình vừa tiếp quản không?
Không. Nói rõ thì các nơi thường chủ động nói ra những gì bạn chưa hỏi — mà bạn thì chưa biết phải hỏi gì.
Vừa tiếp quản có nên quyết chuyện lớn không?
Không. Giữ các mốc, trả lời những ai đang chờ, hoãn những gì hoãn được, và đưa chuyện phải quyết ra cho người có quyền.
